Anexo de Encargo del Tratamiento

Versión 2 · 1 de octubre de 2026

Partes

• El Responsable: la organización que contrata el servicio ShiftSwap, identificada con los datos de su cuenta. La persona que acepta este Anexo en su nombre declara que tiene poder para hacerlo.
• El Encargado: Hugo Silva Cacabelos, que opera bajo el nombre comercial Silva Technologies, titular del servicio ShiftSwap. Contacto para todo lo relativo a este Anexo: soporte@silvatechnologies.es.

1. Naturaleza de este Anexo

1.1. Este Anexo regula el tratamiento de datos personales que el Encargado hace por cuenta del Responsable al prestarle el servicio ShiftSwap, conforme al art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al art. 33 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Forma parte de los Términos y Condiciones del servicio. Si hubiera contradicción entre ambos en materia de protección de datos, prevalece este Anexo.

1.2. Se acepta por medios electrónicos, al dar de alta la organización o, para las organizaciones dadas de alta antes de su publicación, desde la aplicación. El Encargado guarda la versión aceptada, la fecha y la persona que la aceptó, y las pone a disposición del Responsable cuando las pida.

1.3. Mientras una organización dada de alta antes de su publicación no lo acepte, el Encargado sigue prestándole el servicio en los términos de este Anexo en todo lo que la favorezca.

2. Definiciones

Los términos «datos personales», «tratamiento», «responsable», «encargado», «subencargado», «violación de la seguridad de los datos personales» y «categorías especiales de datos» tienen el significado del RGPD. Además:

• Plataforma: la aplicación ShiftSwap, en su versión web y en sus aplicaciones para dispositivos.
• Personal: las personas de la organización del Responsable que tienen o han tenido cuenta en la Plataforma.
• Dueño: la persona titular de la cuenta del Responsable en la Plataforma.
• Cierre: el fin de la cuenta del Responsable en la Plataforma, por cualquiera de las causas de la cláusula 20 o de los Términos.

3. Objeto del encargo

El Encargado presta al Responsable el servicio ShiftSwap: registro de jornada, cuadrante y turnos, intercambios, ausencias y vacaciones, bolsa de horas, gestión documental, verificación de presencia por ubicación o por código QR (según lo que configure el Responsable), avisos, informes y exportaciones, y la copia de la organización de la cláusula 19. Para ello trata los datos de la cláusula 6.

4. Duración

4.1. El encargo dura mientras el Responsable tenga su cuenta abierta.

4.2. Tras el cierre, el encargo continúa, limitado a la custodia de los datos de la cláusula 18.2, hasta que venza su plazo de conservación, salvo que el Responsable opte por la devolución y supresión de la cláusula 18.5.

4.3. Las obligaciones de confidencialidad y las de la cláusula 18 sobreviven al fin del encargo.

5. Naturaleza y finalidad del tratamiento

5.1. Naturaleza. Recogida, registro, organización, conservación, consulta, modificación a instancia de los usuarios autorizados, comunicación a los subencargados de la cláusula 12, exportación, bloqueo y supresión, por medios automatizados.

5.2. Finalidad. Exclusivamente prestar al Responsable el servicio de la cláusula 3.

6. Tipos de datos personales

• Identificativos: nombre, correo electrónico, documento de identidad si el Responsable lo registra, rol, sección, fotografía de perfil si la persona la añade.
• De la relación laboral: fichajes de entrada, salida y pausas, correcciones y sus motivos, turnos y cuadrante publicado, jornada contratada, bolsa de horas, conformidad mensual con el registro, intercambios de turno, disponibilidades.
• Ausencias y vacaciones, incluidas las que revelan categorías especiales de datos (art. 9 RGPD): incapacidad temporal, maternidad y lactancia, y ausencias por horas por motivo médico.
• Documentos que suban el Responsable o su Personal: nóminas, contratos, documentos de identidad y similares.
• Geolocalización, sólo si el Responsable activa la verificación por ubicación: coordenadas en el instante del fichaje de entrada y de salida.
• Técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo, credenciales de dispositivo, suscripciones a avisos y registro de actividad y de auditoría.
• Comunicaciones: el contenido de los avisos y correos que la Plataforma envía.

7. Categorías de interesados

El Personal del Responsable: personas trabajadoras, responsables de sección, administradores y el Dueño, y las personas invitadas a unirse a la organización.

8. Obligaciones y derechos del Responsable

8.1. El Responsable garantiza que tiene base jurídica para los tratamientos que encarga, que los datos que introduce son exactos y que las opciones que configura (verificación por ubicación o por código QR, secciones, documentos, límites de jornada y demás) se ajustan a la normativa laboral y de protección de datos. Cuando active la verificación por ubicación, realizará la evaluación de impacto que le corresponde; el Encargado le facilita la información técnica necesaria.

8.2. El Responsable informa a su Personal de los tratamientos que encarga, incluida la existencia de este encargo y la política de privacidad de la Plataforma. Le corresponden también, como empleador, las obligaciones con la representación legal de las personas trabajadoras: organizar y documentar el registro de jornada mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, previa consulta con ella (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores); informarla con carácter previo de la verificación por ubicación (art. 90 LOPDGDD); y, en su caso, darle participación en la implantación de sistemas de organización y control del trabajo (art. 64 del Estatuto de los Trabajadores). El Encargado no valora ni asume esas obligaciones, pero facilita la información técnica que el Responsable necesite para cumplirlas.

8.3. El Responsable atiende los derechos de su Personal sobre los datos laborales, con la asistencia de la cláusula 13, y lleva su propio registro de actividades de tratamiento.

8.4. El Responsable tiene derecho a dar instrucciones al Encargado, a supervisar el tratamiento conforme a la cláusula 16 y a obtener en cualquier momento la copia de la cláusula 19.

9. Instrucciones documentadas

9.1. El Encargado trata los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Responsable. Son instrucciones este Anexo, los Términos, la configuración que el Responsable elige en la Plataforma y las que le dé por escrito a soporte@silvatechnologies.es.

9.2. Si el Derecho de la Unión o de un Estado miembro obliga al Encargado a tratar los datos de otro modo, se lo comunicará al Responsable antes de hacerlo, salvo que esa norma lo prohíba por razones de interés público.

9.3. Si una instrucción infringe, en opinión del Encargado, el RGPD u otra norma de protección de datos, se lo comunicará de inmediato al Responsable y podrá no ejecutarla hasta que la confirme o la modifique.

10. Confidencialidad

10.1. Las personas autorizadas por el Encargado para tratar los datos se han comprometido por escrito a respetar su confidencialidad o están sujetas a una obligación legal de confidencialidad, también después de terminar su relación con el Encargado.

10.2. El acceso del personal del Encargado a los datos de una organización se limita a lo necesario para prestar soporte o atender una instrucción del Responsable. Cuando se entra en la cuenta de una persona para dar soporte, queda registrado en la auditoría.

11. Seguridad del tratamiento

El Encargado aplica las medidas técnicas y organizativas del art. 32 RGPD adecuadas al riesgo, que hoy son:

• conexiones cifradas por HTTPS, con HSTS;
• contraseñas guardadas con bcrypt, nunca en claro; verificación en dos pasos disponible; bloqueo de quince minutos tras cinco intentos fallidos con el mismo correo o veinte desde la misma conexión;
• sesión comprobada contra la base de datos en cada petición, de modo que desactivar a una persona o cambiarle el rol surte efecto en el acto;
• aislamiento entre organizaciones comprobado, antes de cada despliegue a producción, por una batería de pruebas automáticas que verifica que ninguna acción deja leer ni modificar datos de otra organización;
• control de acceso por rol y por sección dentro de cada organización;
• registro de auditoría de las acciones relevantes, que la base de datos impide modificar o borrar antes del plazo legal, y registro de cada consulta del administrador a las ausencias de salud;
• documentos en almacenamiento de objetos accesible sólo mediante enlaces firmados de vida limitada;
• política de seguridad de contenidos estricta y prohibición de incrustar la Plataforma en otros sitios;
• informes de errores sin datos personales identificativos;
• recuperación de la base de datos a un momento anterior;
• supresión automática al vencer cada plazo de conservación;
• un procedimiento escrito de respuesta a violaciones de seguridad.

El Encargado revisa estas medidas cuando cambia la Plataforma y puede sustituirlas por otras que den un nivel de seguridad igual o mayor. La lista vigente está publicada en la página de seguridad del servicio.

12. Subencargados

12.1. El Responsable da al Encargado una autorización general para recurrir a los subencargados del Apéndice 1.

12.2. El Encargado avisará al Dueño por correo electrónico, con al menos treinta días de antelación, de cualquier alta o sustitución de un subencargado, salvo que la exija una urgencia de seguridad, en cuyo caso lo avisará en cuanto la haga. El Responsable puede oponerse dentro de ese plazo por motivos razonables de protección de datos. Si el Encargado no puede ofrecer una alternativa, el Responsable puede resolver el contrato sin penalización antes de que el cambio surta efecto.

12.3. El Encargado impone a cada subencargado, por contrato, obligaciones de protección de datos con las garantías del art. 28.3 RGPD, y responde ante el Responsable de su cumplimiento.

13. Asistencia con los derechos de los interesados

13.1. La Plataforma permite a cada persona descargar sus datos y pedir la supresión de su cuenta, y al Responsable atender esa petición en la propia aplicación; también permite oponerse a la verificación por ubicación.

13.2. Si una persona dirige al Encargado una solicitud que corresponde al Responsable, el Encargado se la trasladará sin dilación y, como máximo, en cinco días hábiles, y no la contestará por su cuenta salvo instrucción del Responsable.

13.3. El Encargado asiste al Responsable, con la información de que disponga, para que atienda los derechos de los arts. 15 a 22 RGPD dentro de plazo.

14. Asistencia con los arts. 32 a 36 RGPD

El Encargado asiste al Responsable, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que dispone, en la seguridad del tratamiento, en la notificación y comunicación de violaciones de seguridad, en las evaluaciones de impacto y en las consultas previas a la autoridad de control. En particular, pone a su disposición la descripción técnica de la verificación por ubicación y por código QR para su evaluación de impacto.

15. Violaciones de la seguridad de los datos personales

15.1. El Encargado notificará al Responsable, a la dirección del Dueño, toda violación de la seguridad de los datos personales que le afecte sin dilación indebida y, como máximo, en las cuarenta y ocho horas siguientes a tener conocimiento de ella.

15.2. La notificación incluirá, en la medida en que se conozca, la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de interesados y de registros afectados, las consecuencias probables, las medidas adoptadas o propuestas y un punto de contacto. Lo que no se conozca en ese momento se facilitará de forma gradual, sin dilación.

15.3. Corresponde al Responsable notificar a la autoridad de control y comunicar a los interesados, salvo que encomiende por escrito al Encargado alguna de esas comunicaciones.

16. Información y auditorías

16.1. El Encargado pone a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo.

16.2. El Responsable, o un auditor independiente que designe y que se obligue a la confidencialidad, puede auditar ese cumplimiento con un preaviso de treinta días, una vez al año como máximo, salvo tras una violación de seguridad que le afecte o a requerimiento de una autoridad de control. Las auditorías se hacen sin interrumpir el servicio ni acceder a datos de otras organizaciones, y su coste corre a cargo del Responsable.

17. Transferencias internacionales

17.1. El Encargado no transfiere los datos del Responsable fuera del Espacio Económico Europeo salvo a través de los subencargados del Apéndice 1 y en los casos que allí se indican.

17.2. Toda transferencia se ampara en una decisión de adecuación de la Comisión Europea, incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las entidades certificadas, o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión. El Encargado facilita al Responsable, cuando lo pida, la garantía aplicable a cada subencargado.

18. Fin del servicio: conservación, acceso y supresión

18.1. En el cierre, el Encargado suprime los datos que sólo sirven para usar la Plataforma: fotografías de perfil, dispositivos, credenciales y sesiones, avisos, disponibilidades, invitaciones, claves de API y fotografías de los fichajes en el kiosco. Si el cierre lo hace el Encargado conforme a la cláusula 20, esa supresión se hace a los siete días.

18.2. Custodia por instrucción del Responsable. El Responsable está obligado a conservar el registro de jornada durante cuatro años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y, conforme al art. 33.3 LOPDGDD, decide cómo garantizar esa conservación. Salvo que opte por la cláusula 18.5, instruye al Encargado para conservar por su cuenta, sin coste adicional y sin acceso de ningún usuario desde la Plataforma: el registro de jornada con sus pausas y correcciones, las solicitudes de corrección y justificaciones, los resúmenes diarios, la conformidad mensual, las ausencias y vacaciones, la jornada contratada, los avisos de límites de jornada, el cuadrante publicado, los documentos de los expedientes, la documentación de empresa con sus lecturas, los registros de información y oposición a la geolocalización, el registro de auditoría y los datos que identifican a cada persona. El plazo de cuatro años es el que la ley fija para el registro de jornada; para el resto de esta lista es el que el Responsable instruye por defecto al aceptar este Anexo, porque esos datos completan o justifican el registro. El Responsable puede instruir por escrito un plazo más corto para cualquiera de ellos que no esté obligado a conservar, y el Encargado lo aplicará en el plazo de un mes.

18.3. Acceso durante la custodia.
a) Al Responsable, a petición escrita de quien lo represente de forma acreditada: una exportación de los datos pedidos en un plazo de diez días hábiles.
b) A la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, a los juzgados y tribunales y a las demás autoridades competentes: lo que requieran, en el plazo de su requerimiento, comunicándolo al Responsable salvo que esté prohibido.
c) Una solicitud de una persona trabajadora o de sus representantes se traslada al Responsable conforme a la cláusula 13.2. Si el Responsable se ha extinguido o no contesta al Encargado en quince días, el Responsable instruye desde ahora al Encargado para entregar a cada persona trabajadora, tras comprobar su identidad, una copia de su propio registro de jornada.

18.4. Supresión al vencer. Cada registro se suprime automáticamente al cumplir cuatro años desde su fecha; las coordenadas de geolocalización, a los doce meses. Cuando ya no queda ningún registro que conservar, se suprime lo que quedaba del Responsable, incluidos los datos identificativos de su Personal.

18.5. Devolución y supresión anticipada. El Responsable puede, en lugar de la custodia, descargar la copia de la cláusula 19 antes del cierre e indicar después por escrito al Encargado que asume él la conservación. El Encargado suprimirá entonces todos sus datos en el plazo de un mes y se lo confirmará por escrito, salvo dos cosas, que conservará bloqueadas y sin acceso desde la Plataforma: a) el registro de auditoría, mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con el Responsable (art. 33.4 LOPDGDD), y como máximo hasta que se cumplan cuatro años desde cada anotación; y b) las correcciones del registro de jornada, con las jornadas que corrigen y la identidad de las personas a las que se refieren y de quien las hizo, que la Plataforma no permite borrar hasta que se cumplan cuatro años desde cada corrección, para que ninguna modificación del registro pueda hacerse desaparecer antes de plazo.

18.6. Límites de toda supresión. a) Las copias de seguridad de la Plataforma se renuevan solas y ninguna dura más de cinco semanas: lo suprimido puede permanecer en ellas hasta entonces, sin tratarse salvo para restaurar el servicio tras un incidente; si hubiera que restaurar una, el Encargado vuelve a aplicar las supresiones hechas desde su fecha. b) Si existe una reclamación, una inspección o un procedimiento judicial o administrativo en curso que afecte a los datos, el Encargado conservará bloqueado lo necesario hasta que termine, y lo indicará al Responsable al confirmar la supresión.

18.7. Los datos de facturación de la relación entre el Encargado y el Responsable no son objeto de este encargo: el Encargado los conserva como responsable durante el plazo que exige la normativa fiscal y mercantil.

19. Copia de la organización (devolución)

19.1. El Responsable, a través del Dueño, puede obtener en cualquier momento mientras su cuenta esté abierta una copia de sus datos en formato estructurado y de uso común: el registro de jornada con sus pausas y correcciones, las ausencias y vacaciones, la relación de su Personal con su identificación, el cuadrante publicado y la conformidad mensual, con un documento que explica su contenido. Los documentos subidos se descargan uno a uno desde la Plataforma.

19.2. Sólo el Dueño puede pedirla y descargarla, desde la Plataforma, durante las veinticuatro horas siguientes a que esté lista. El fichero se suprime de los sistemas del Encargado a los siete días, o antes si se produce el cierre. La petición y cada descarga quedan en el registro de auditoría.

19.3. Esta copia es la devolución de los datos a que se refiere el art. 28.3.g RGPD. Desde que el Dueño la descarga, su custodia corresponde al Responsable.

19.4. Descargar la copia no pone fin por sí solo a la custodia de la cláusula 18.2; para ello, el Responsable tiene que indicarlo por escrito conforme a la cláusula 18.5.

20. Cierre por el Encargado y plazo para deshacerlo

20.1. El Encargado sólo cierra la cuenta del Responsable: a) cuando el Responsable se lo pide por escrito por un canal distinto de la Plataforma, acreditando su representación; o b) cuando se resuelve el contrato conforme a los Términos.

20.2. Al hacerlo, lo comunica en el acto al Dueño por correo electrónico, y durante los siete días siguientes no suprime nada: si el cierre fue un error o el Responsable lo pide, el Encargado lo deshace por completo y todo vuelve como estaba.

20.3. Cada cierre queda registrado con fecha, autor y motivo.

21. Reapertura de una cuenta cerrada

21.1. Durante los noventa días siguientes al cierre, el Responsable puede pedir al Encargado que reabra su cuenta con los datos que se conservan.

21.2. La petición la hace por escrito quien tenga poder para representar al Responsable: desde la dirección de correo del Dueño registrada en la cuenta o, si la hace otra persona, acreditando su poder con un documento suficiente, como su nombramiento como administrador o una escritura de poder. El Encargado también puede reabrirla, dentro del mismo plazo, si el cierre se produjo por un error acreditado, informando al Responsable.

21.3. Al reabrir vuelven la cuenta del Responsable, las de su Personal cuyos datos se conservaban y los registros conservados. No vuelven los datos ya suprimidos conforme a la cláusula 18.1 ni la suscripción de pago, que el Responsable contrata de nuevo. Cada persona restablece su contraseña para volver a entrar.

21.4. No vuelve la cuenta de ninguna persona que hubiera pedido su supresión antes del cierre. Tampoco vuelve la del Dueño anterior si no es él quien pide la reapertura o no la consiente por escrito; en ese caso la titularidad de la cuenta pasa a la persona que ha acreditado la representación.

21.5. Pasados los noventa días, la cuenta sólo puede reabrirse vacía, como una organización nueva. Los registros anteriores siguen en custodia conforme a la cláusula 18, separados de ella.

21.6. Toda reapertura queda registrada con fecha, autor, motivo y forma de acreditación, y el Encargado la comunica por correo electrónico a quien la pidió, al Dueño anterior y a cada persona cuya cuenta vuelve.

22. Responsabilidad

Cada parte responde de sus incumplimientos de este Anexo y de la normativa de protección de datos conforme al art. 82 RGPD. El Encargado responde como responsable de cualquier tratamiento que haga fuera de las instrucciones del Responsable.

23. Modificaciones

El Encargado puede modificar este Anexo para adaptarlo a cambios normativos o de la Plataforma. Si la modificación afecta a los tratamientos que se hacen por cuenta del Responsable, la comunicará al Dueño por correo electrónico con al menos treinta días de antelación, y el Responsable podrá rechazarla y resolver el contrato sin penalización antes de que surta efecto.

24. Ley aplicable

Este Anexo se rige por la legislación española y por el RGPD, con el fuero que establecen los Términos.

Apéndice 1. Subencargados autorizados

No son subencargados de este encargo: Stripe, que cobra la suscripción al Responsable (relación en la que el Encargado es responsable), ni Meta, que sólo actúa en las páginas públicas con consentimiento y nunca dentro de la Plataforma.

Apéndice 2. Datos que se suprimen y se conservan en el cierre

Apéndice 3. Correspondencia con el art. 28.3 RGPD